En cas de rassemblement de plus de 1 500 personnes, vous devez obligatoirement prévoir la mise en place d’un Dispositif prévisionnel de secours (DPS), avec un poste de secours assuré par une association agréée sécurité civile (Croix Rouge ou Protection civile par exemple). Vous trouverez généralement la liste de ces associations sur le site de la Préfecture.

Dans le cas d’un événement rassemblant moins de 1 500 personnes, rien ne vous empêche d’anticiper également un tel dispositif. En revanche, si vous faites le choix de ne pas avoir d’équipe de secours en tant que telle, le minimum est d’avoir identifié parmi vos bénévoles les personnes ayant suivi une formation premiers secours (PSC1) afin d’agir en cas de problème le jour J. Prévoyez également la liste des contacts à prévenir en cas d’accident.

Attention à la certification des installations éventuellement prévues (tentes, enceintes, gradins, scènes, manèges, etc.), elles doivent répondre aux obligations légales et réglementaires de sécurité.

Pour cela, vous pouvez demander :
- un extrait du registre de sécurité signé par le propriétaire de l’installation, entre un et deux mois avant la date de l’événement. Le registre de sécurité est le document qui assure la traçabilité des contrôles et vérifications auxquels sont régulièrement soumis le matériel et les installations accueillant un public.
- un certificat de bon montage de l’installation (tribunes, gradins), avant l’ouverture au public. Il est délivré par une entité désignée par la commission de sécurité et d’accessibilité.

Le maire peut saisir la commission de sécurité et d’accessibilité compétente afin de vérifier la conformité des installations.

L'association doit penser à souscrire les assurances nécessaires en cas de mise en jeu de sa responsabilité.

L'association a prévu, si nécessaire, les mesures utiles pour remettre en état la voie publique à l'issue de l'événement.

En tant qu’organisateur d’un évènement, vous êtes responsable de la sécurité des personnes qui y assisteront. Il vous appartient donc de mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour respecter et faire respecter les règles en vigueur. Il s’agira donc de respecter les obligations légales (règles de sécurité, d’hygiène, respect de l’heure de fermeture, de la capacité d’accueil du lieu, des règles de surveillance…), mais pas seulement : être responsable, c’est également s’assurer que tout a été mis en œuvre pour limiter au maximum les risques (Vigipirate : contrôle des sacs, blocage des accès piétons…)

Vous devez demander auprès de la mairie une interdiction de stationnement et /ou circulation.

Quelques règles à appliquer :
- Les poses de bennes devront s’effectuer du coté du stationnement autorisé suivant l’arrêté municipal en vigueur ;
- Le revêtement des trottoirs et chaussées devra être protégé ;
- Toute occupation devra laisser un passage aux piétons, être signalée de jour comme de nuit et ne pas entraver l’écoulement des eaux de ruissellements sur la voie publique.

Dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase, etc.), une association ne peut pas vendre ou distribuer des boissons alcoolisées. Toutefois, des dérogations temporaires peuvent être accordées pour proposer des boissons alcoolisées du groupe 3 et pour 48 heures maximum.

Les associations concernées par les dérogations sont les associations sportives agréées, dans la limite de 10 autorisations par an ; les associations organisatrices de manifestations à caractère touristique, dans la limite de 4 autorisations par an ; les associations organisatrices de manifestations à caractère agricole, dans la limite de 2 autorisations par an.

Vous devez demander votre dérogation au maire de la commune déléguée dans laquelle sera situé le débit de boissons. Un formulaire type vous sera adressé. La demande doit lui être adressée au moins 3 mois avant la date prévue de la manifestation. Elle précise la date et la nature de la manifestation prévue ainsi que les conditions de fonctionnement du débit de boissons (horaires d'ouverture, catégories de boissons concernées).

En cas de manifestation exceptionnelle, la demande peut être faite au moins 15 jours avant la date prévue.

Une brocante ou un vide-greniers organisé par une association est considéré comme une vente au déballage et soumis à la réglementation applicable à ce type de vente. Ainsi, la manifestation doit faire l'objet d'une déclaration préalable en mairie. Les dirigeants de l'association doivent tenir un registre permettant d'identifier les vendeurs.

Certaines manifestations sportives, motorisées ou non, aériennes, nautiques ou terrestres peuvent avoir des effets significatifs sur les sites classés Natura 2000 (aires de protection de la biodiversité).

Sont concernées les manifestations :
- dont le budget global dépasse 100 000 € ;
- qui délivrent un titre national ou international ;
- motorisées qui se déroulent en dehors des voies ouvertes à la circulation publique ;
- sportives à but lucratif ;
- concernées par la liste de sa localité

Il vous revient, 2 mois avant l’événement, de faire évaluer les incidences de l’activité sur le site.

Un formulaire simplifié d’évaluation des incidences, disponible sur les sites des départements, est à joindre à votre dossier de déclaration ou d’autorisation de la manifestation.

L’organisateur de l’événement est responsable des déchets qu’il produit. Il se doit de rendre les lieux propres et exempts de tout déchet.

Vous adressez, par lettre recommandée avec accusé de réception, une demande d’agrément à la fédération sportive délégataire concernée.

Notez que les procédures et les délais sont propres à chaque fédération. Une remise de prix supérieure à 3 000 € (en nature ou en argent) requiert obligatoirement l’autorisation de la fédération délégataire.

Vous constituez un dossier de demande d’occupation temporaire de l’espace public et adressez une demande d’autorisation aux autorités compétentes via le formulaire cerfa 13391 03.

La demande d’autorisation doit mentionner l’identité et les coordonnées des organisateurs, le type de manifestation prévu (course à pied, cyclotourisme, roller skating…), le lieu, les dates et horaires, le nombre maximal de participants, et une estimation du nombre de spectateurs attendus.

Elle doit être accompagnée de certaines pièces :
- le plan détaillé des voies et parcours empruntés ;
- la nature de l’épreuve et les modalités d’organisation édictées par la fédération sportive délégataire, le règlement ;
- les dispositions prévues pour la sécurité et la protection des participants et des tiers ;
- une attestation d’assurance souscrite par l’organisateur qui couvre ainsi sa responsabilité civile, celle des participants et celle de toute personne prenant part à l’organisation ;
- l’avis de la fédération sportive délégataire concernée ou la preuve de l’envoi de la demande ;
- selon le contexte, une évaluation des incidences de la manifestation sur les sites Natura 2000.

Vous adressez le dossier :
- au préfet de chaque département traversé (préfet de police à Paris) si la manifestation se déroule dans moins de vingt départements ;
- aux préfets de département et au ministre de l’Intérieur, si elle se déroule dans au moins vingt départements : Ministère de l’Intérieur - Direction de la modernisation et de l’action territoriale Sous-direction de la circulation et de la sécurité routières Bureau de la sécurité et de la réglementation routières - Place Beauvau - 75800 PARIS Cedex 08

Le dossier doit être transmis au moins 3 mois avant la date de la manifestation si celle-ci se déroule dans plusieurs départements et, au moins 2 mois avant si elle se déroule dans un seul département.

Vous encourez des sanctions pénales si vous organisez la manifestation sans déclaration ou autorisation.

Vous devez constituer un dossier de demande d’occupation temporaire de l’espace public et déclarer la manifestation à l’aide du formulaire cerfa 13447 03, si celle-ci :
- fixe des points de rassemblement et de contrôle pour les participants ;
- projette la circulation groupée, en un point déterminé de la voie publique d’au moins, 75 piétons, 50 cycles ou autres véhicules non motorisés, 25 chevaux ou autres animaux ;
- ne prévoit ni horaire fixé à l’avance ni classement des participants

Vous complétez le formulaire avec l’identité et les coordonnées des organisateurs, le type de manifestation prévu (manifestation équestre ou pédestre), le lieu de l’organisation, les dates et horaires, le nombre maximal de participants, une estimation du nombre de spectateurs attendus, et le nombre de véhicules d’accompagnement.

Vous y joignez les modalités d’organisation, le programme et le règlement de la manifestation, les dispositions prises pour la sécurité des participants et des tiers, une attestation de police d’assurance souscrite par l’organisateur, le plan des voies empruntées, les points de rassemblement ou de contrôle, si l’itinéraire est imposé aux participants.

Vous adressez le dossier au préfet du département si la manifestation se déroule dans un département, et au préfet de chaque département traversé si la manifestation se déroule dans plusieurs départements.

Le dossier doit être transmis au plus tard 1 mois avant la date de la manifestation et l’attestation d’assurance peut être présentée six jours francs au plus tard.

Vous encourez des sanctions pénales si vous organisez la manifestation sans déclaration ou autorisation.

Tout organisateur de concert, dont ce n’est pas l’activité principale, désirant embaucher un artiste doit obligatoirement utiliser le dispositif du Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso). Directement sur guso.fr, il est possible d’accomplir toutes les formalités obligatoires liées au contrat de travail.

Vous devez également déclarer le concert à la Sacem sur sacem.fr. Plusieurs forfaits existent selon les conditions particulières de la manifestation (utilisation de musique, répertoire de l’artiste, entrée gratuite ou payante, etc.).

Enfin, l’association est dispensée de déclaration de TVA dans la limite des six manifestations exonérées par an. Il n’est pas non plus obligatoire de faire un relevé détaillé des dépenses dans les trente jours. En revanche, il faut établir les résultats de chacune des manifestations exonérées.

Si l’entrée du concert est payante, l’association doit remettre des billets numérotés. Les billets doivent comporter le tampon de l’association, le prix de la place, le numéro du billet et trois volets : le talon et un billet en deux parties – une partie « contrôle organisation » et l’autre pour le spectateur. Conservez l’intégralité des souches des carnets en cas de contrôle.